Onnistunut yleisötapahtuma edellyttää yleensä varhaista yhteydenpitoa viranomaisiin. Järjestäjän on toimitettava poliisille yleisötilaisuusilmoitus ja pelastuslaitokselle pelastussuunnitelma.
Yleisötilaisuusilmoitus pitää tehdä poliisille, jos tapahtuma on suurehko tai maksullinen, yleisölle avoin tapahtuma, joka järjestetään julkisessa paikassa ja vaatii turvallisuus- tai liikennejärjestelyjä. Myös isot yksityisjuhlat voivat joskus tarvita ilmoituksen teon.
Ilmoitusta ei normaalisti tarvita perhejuhlissa ja pienissä kokoontumisissa, jotka eivät aiheuta häiriötä tai turvallisuusriskiä. Tarkkaa yleisömäärärajaa viranomainen ei ole määrittänyt.
Keski-Suomessa viranomaiset ovat tänä keväänä huomanneet, että tapahtuman järjestämiseksi vaadittavat asiakirjat saapuvat käsittelyyn yhä useammin myöhässä. Joissakin tapauksissa vaadittavia lupia ei ole haettu lainkaan.
Myöhästyneet tai tekemättä jääneet lupa-asiat tulevat viranomaiselle ilmi muun muassa silloin, kun tapahtumaa mainostetaan. Esimerkiksi pelastussuunnitelma on tärkeä osa tapahtuman kokonaisturvallisuutta.
– Pelastussuunnitelman tarkoitus on nimensä mukaisesti saada tapahtuman järjestäjä suunnittelemaan ja huomioimaan tapahtuman turvallisuustekijöitä. Kyse ei ole vain asiakirjan täyttämisestä, vaan riskien tunnistamisesta ja ennaltaehkäisystä. Siksi, jos pelastussuunnitelmaa ei toimita pelastusviranomaiselle, voi saada sakon pelastusrikkomuksesta, kertoo palotarkastaja Eetu Heiskanen Keski-Suomen pelastuslaitokselta.
Jotta poliisi voi toteuttaa sille kuuluvia tehtäviä, poliisin täytyy tietää, mitä, missä ja milloin tapahtuu.
– Poliisi ottaa ilmoituksen mielellään vastaan, vaikka kaikki tapahtuman yksityiskohdat eivät olisi vielä järjestäjän tiedossa. Lisätietoja ja täydentäviä liitteitä voi toimittaa ensimmäisen ilmoituksen jälkeenkin. Edes pelastuslaitoksen lausuntoa pelastussuunnitelmaan ei tarvitse jäädä odottelemaan, vaan ilmoitus poliisille kannattaa tehdä pikimmiten, kertoo komisario Jarno Reini Sisä-Suomen poliisista.
Järjestäjän kannalta lupien hakeminen ei ole se mukavin homma, ja varmasti joskus myös turhauttaa ja ärsyttää. Asenne ratkaisee tässäkin asiassa.
– Tapahtumailmoitusprosessi on hyvä siinä mielessä, että tulee mietittyä kaikki tarpeellinen tapahtuman sujuvuuden kannalta, mutta voi aiheuttaa kynnyksen järjestää pienehköjä tai keskisuuria tapahtumia, jos prosessi on monimutkainen ja maksut korkeita. Sitä ei kuitenkaan pidä ajatella mörkönä, vaan apuvälineenä sujuvuuden suhteen, miettii monissa tapahtumajärjestelyissä mukana ollut nuorisotyöntekijä ja vapaaehtoistoimija Pasi Haarala Uuraisilta.
– Mitään tapahtumaa ei kannata jättää järjestämättä siksi, että pelkää lupien hakuprosessia tai hintoja, vahvistaa myös Uuraisten Raikun puheenjohtaja ja monessa muussakin mukana oleva Viivi Rautiainen.
– Viranomaisilta toivoisin selkeämpää tietoa hinnoista, nyt sellaista on todella vaikea poliisin sivuilta löytää. Jos järjestävästä yhdistyksestä vain löytyy halukkaita kouluttautumaan järjestyksenvalvojiksi, tulee se huomattavasti halvemmaksi, kun ei tarvitse maksaa väliaikaisista valvojista – tai sitten kysytään kaveriseurasta. Yhteistyö ja tiedonkulku ovat sujuvan tapahtumajärjestämisen kannalta todella tärkeitä. Jos joku tapahtuma on aiemmin järjestetty jonkin toisen toimijan toimesta, on kaikkien etu jakaa tietoa ja vinkkejä seuraajille, Rautiainen listaa tärkeitä pointteja.
Maksuja ilmoituksista kertyy noin 150 euroa tai enemmän, mikäli täytyy nimetä väliaikaisia järjestyksenvalvojia. Mikäli tapahtumassa haluaa anniskella alkoholia, hintalappu on jopa 1230 euroa. Anniskelulupa haetaan vuoden vaihteessa aloittaneelta Lupa- ja valvontavirastolta.
Pelastussuunnitelma toimitetaan pelastuslaitokselle. Tilaisuuden järjestäjän on laadittava pelastussuunnitelma yleisötilaisuuteen, johon osallistuu samanaikaisesti vähintään kaksisataa ihmistä.
– Vaikka henkilömäärä ei täyttyisikään, pelastussuunnitelma täytyy tehdä, jos tapahtumaan sisältyy merkittävä henkilö- tai paloturvallisuusriski. Tällaisia riskejä voi olla esimerkiksi tapahtumissa, joissa käytetään avotulta, ilotulitteita tai pyrotekniikkaa, Heiskanen listaa.
– Pelastussuunnitelma auttaa järjestäjää hahmottamaan kokonaisuuden ja riskit, Viivi Rautiainen on huomannut.
Ilmoitus poliisille on tehtävä vähintään viisi vuorokautta ennen tapahtumaa, ja pelastussuunnitelma on toimitettava pelastuslaitokselle viimeistään 14 vuorokautta ennen tapahtumaa. Anniskeluluvan käsittelyaika on noin kuukauden.
– Lisäksi yleisötilaisuuksiin saattaa liittyä muitakin lupa-asioita, joista järjestäjän pitää tehdä ilmoitus eri viranomaisille. Näitä ovat esimerkiksi kaupungille tai kunnalle tehtävä meluilmoitus ja maankäyttölupa, Reini muistuttaa.
Poliisi ja pelastusviranomainen käsittelevät kesällä viikoittain kymmeniä ilmoituksia ja suunnitelmia: viime kesänä pelkästään Keski-Suomessa poliisille tehtiin 457 tapahtumailmoitusta, ja pelastuslaitos käsitteli 281 pelastussuunnitelmaa. Myöhässä toimitetut asiakirjat ruuhkauttavat käsittelyä ja vievät ohjausaikaa heiltä, jotka ovat olleet ajoissa liikkeellä.
Jos suunnitelman ja ilmoituksen kanssa on myöhässä liikkeellä ja asiakirjat tehdään kiireessä, on tapahtuman turvallisuuden suunnittelukin pääsääntöisesti puutteellista, eikä päätöstä tai lausuntoa voida tehdä niiden pohjalta.
Lupaviidakossa on tarjolla opastusta. Poliisille tehtävän tapahtumailmoituksen voi tehdä verkkoasioinnin kautta lähetettävällä lomakkeella. Neuvontaa on tarjolla sähköpostitse osoitteesta turvallisuushallinto.sisa-suomi@poliisi.fi.
Pelastussuunnitelmapohjan voi ladata pelastustoimen verkkosivuilta. Keski-Suomessa pelastussuunnitelma tulee toimittaa sähköpostiosoitteeseen riskienhallinta.ks@pelastustoimi.fi. Samasta sähköpostiosoitteesta saa myös neuvontaa pelastussuunnitelman täyttöön.
Hanna Lahtinen